Utilisation des OneDrive d'équipe (FAQ Prof)
- Pourquoi ce changement
- La liste des OneDrive existants
- Les différents accès
- Synchroniser votre OneDrive d'équipe dans l’explorateur
- Migrer ses fichiers du répertoire Admin vers le OneDrive d’équipe
- Signification des symboles à côté des fichiers dans l’explorateur
- Partager des fichiers et des dossiers
Pourquoi ce changement
Les données sont initialement sauvegardées sur les répertoires réseaux en interne (admin par exemple).
Cependant l’accès à distance lors du télétravail pose de plus en plus de problème et il nous faut donc changer de technologie.
Le choix s’est porté sur la technologie “OneDrive” utilisée pour sauvegarder ses données personnelles mais aussi pour sauvegarder les données des différents métiers.
Afin de garantir un accès sécurisé, différents puits métiers seront créés et les accès y seront limités.
La liste des OneDrive existants
Service Juridique
AdminPS
DirectionPS
Collège de Direction
Ephec Sport
DOSPG
Ephec Entreprendre LLN
Cellule d’appui qualité
Service de soutien aux enseignements
Les différents accès
Il est important savoir que l’information est stockée à un seul endroit “OneDrive” et que différents accès sont disponibles:
un accès par Teams (pc ou web);
un accès par l’explorateur classique;
un accès par le navigateur web.
Accès par Teams (pc ou web)
L’accès aux documents se fait par l'équipe associée au puits métier.
Vous retrouverez cette équipe dans l’onglet “équipes” du client installé sur votre ordinateur.
Ce même accès existe aussi dans la version web de Teams. Pour y accéder, vous retrouverez le menu “Teams” dans le pavé supérieur gauche lorsque vous êtes dans votre Outlook version web ou directement par le menu portailephecbe
Vous retrouverez l’ensemble des documents dans l’onglet “Fichiers” du canal par défaut “Général”.
Dès maintenant, vous pouvez y déposer des fichiers ainsi que créer des répertoires.
L’accès par l’explorateur
Cet accès permet de gérer vos fichiers comme traditionnellement dans votre explorateur. Vous retrouverez dans ce dernier votre “OneDrive” personnel et les “OneDrive” d'équipes synchronisés.
Votre “OneDrive” personnel aura comme symbole un nuage tandis que le “OneDrive” d'équipe aura comme symbole un building.
Le “OneDrive” d'équipe ne s’affichera que si vous en avez déjà ajouté un.
L’accès par le navigateur web
Cet accès permet d’accéder au site associé à l'équipe Teams.
Une page spécifique vous permet de visualiser les puits auxquels vous avez accès: PACO - Home.
En sélectionnant le OneDrive adéquat, vous accéder au site et à la librairie de document.
Vous y retrouverez le répertoire par défaut “General” de Teams et et c’est dans celui-ci que vous devez mettre les documents et répertoires.
Synchroniser votre OneDrive d'équipe dans l’explorateur
Pour avoir votre OneDrive d'équipe affiché dans l’explorateur, vous devez le synchroniser à partir de Teams.
Lorsque vous êtes dans l’onglet “fichiers”, vous avez la possibilité de lancer directement cette synchronisation.
Une fenêtre s’affichera et vous ne devez rien faire sauf appuyer ailleurs afin de revenir dans Teams.
Vous retrouverez dans l’explorateur votre OneDrive.
Vous pouvez dès maintenant y déposer des fichiers ou créer des dossiers. L’ensemble se synchronise au fur et à mesure et vous allez aussi retrouver les ajouts dans Teams.
Migrer ses fichiers du répertoire Admin vers le OneDrive d’équipe
A partir du moment où vous avez synchronisé votre OneDrive d'équipe dans l’explorateur, vous pouvez sans souci copier/coller les dossiers adéquats du réseau vers votre OneDrive d'équipe.
Il est important quand-même de faire attention aux points suivants:
Le OneDrive d'équipe a comme objectif de partager les informations qui s’y trouvent aux membres et donc l’ensemble des fichiers sont accessibles par tous les membres.
Si vous avez des fichiers personnels ou des fichiers que vous ne voulez pas partager aux membres, vous devrez les copier dans votre “OneDrive” personnel.
Dès que vous avez copié les informations du réseau vers le OneDrive d'équipe, vous devrez avertir Vincent Fievez afin qu’il mette les informations du réseau en lecture seule.
Signification des symboles à côté des fichiers dans l’explorateur
Lorsque vous travaillez dans l’explorateur, vous verrez différents symboles qui donnent l'état de synchronisation de votre fichier ou répertoire.
Icône de nuage bleu
Une icône de nuage bleu en OneDrive dossiers indique que le fichier n’est disponible qu’en ligne. Les Fichiers en ligne uniquement n’occupent pas d’espace sur l’ordinateur.
Vous ne pouvez pas ouvrir des fichiers en ligne lorsque votre appareil n’est pas connecté à Internet
Dès que vous accéderez à un fichier, une copie locale sera téléchargée.
Icônes de coche verte
Lorsque vous ouvrez un fichier en ligne uniquement, il est téléchargé sur votre appareil et devient disponible localement.
Vous pouvez ouvrir un fichier disponible localement à tout moment, même sans connexion à Internet.
Si vous avez besoin d’espace, vous pouvez modifier le fichier pour qu’il ne soit plus disponible qu’en ligne. Cliquez simplement avec le bouton droit sur le fichier, puis sélectionnez « Libérer de l’espace ».
Cercle vert plein avec coche blanche
Les fichiers pour qui vous indiquez « Toujours conserver sur cet appareil » sont entourés d’un cercle vert avec une coche blanche.
Ces fichiers toujours disponibles sont téléchargés sur votre appareil et occupent de l’espace, mais ils sont toujours accessibles, même en mode hors connexion.
Icône Personnes à côté d’un fichier ou dossier
Si une icône « personnes » s' OneDrive à côté de vos fichiers ou dossiers, cela signifie que le fichier ou le dossier a été partagé avec d’autres personnes.
Partager des fichiers et des dossiers
Ce lien vous permettra de comprendre comment partager vos dossiers ou vos documents en fonction du contexte de partage désiré: Partager des fichiers et des dossiers